Dank digitaler Buchhaltung gehören Ordnerstapel der Vergangenheit an. Bild: Shutterstock/Studio Romantic

“Fangen Sie vorne an”

3.12.2021 | Management

Am Thema Digitalisierung kommen K&L-Betriebe nicht mehr vorbei. Von der Kundenakquise über Online-Marketing, die Fahrzeugannahme bis hin zur Buchhaltung lassen sich die Prozesse konsequent digitalisieren. Wenn es von der Betriebsführung gewollt ist, die Mitarbeiter mitziehen und die richtigen digitalen Anwendungen und das dazugehörige Wissen vorhanden ist. Marina Markanian von PS Accounting nimmt im Interview das Thema Digitale Buchhaltung in den Blick.

Frau Markanian, wie viele K&L-Betriebe setzen bereits auf digitale Buchhaltung?
Wir haben hierzu kürzlich eine Umfrage gemacht und es hat sich ein sehr heterogenes Bild ergeben. Rund 25 Prozent setzen auf eine konsequent digitale Buchhaltung, sprich, sie haben alle Prozesse rund um Abrechnungen und Lohnbuchhaltung digitalisiert. Bei etwa der Hälfte können wir eine Teil-Digitalisierung feststellen. Hier werden zum Beispiel Belege eingescannt und digital dokumentiert. Das übrige Viertel setzt nach wie vor auf Ordner im Regal.

Anzeige

Ist es eine Frage des Alters, ob ein Betriebsinhaber die Digitalisierung vorantreibt oder nicht?
Das lässt sich pauschal nicht sagen. Wir haben Kunden weit in ihren Siebzigern, die souverän mit allen Programmen umgehen. Durchaus ist es aber so, dass Inhaber kurz vor der Rente beschließen, sich mit diesen Themen nicht mehr zu befassen, sondern dies dann an ihren Nachfolger delegieren.

Wo fange ich denn an, wenn ich in meinem Betrieb eine digitale Buchhaltung implementieren möchte?
Um es auf den Punkt zu bringen: Fangen Sie vorne an. Die Buchhaltung ist ein nachgelagerter Prozess. Was ich sagen möchte: Wenn Sie die Prozesse rund um die Auftragsabwicklung und Rechnungserstellung noch auf Papier abbilden, wenn Sie handschriftlich in Ihr Kassenbuch schreiben und Werkstattkarten ausdrucken – selbst wenn Sie dann die beste Buchhaltungssoftware haben, können Sie mit dieser nicht viel anfangen, weil Sie keine digital verwertbare Datenbasis liefern können. Als erstes brauchen Sie also ein vernünftiges Managementsystem und Schnittstellen zu dem Buchhaltungsprogramm, das Sie verwenden möchten. Im Idealfall ist alles miteinander vernetzt.

Spies Hecker Sauer

Marina Markanian hat zahlreiche Expertentipps für die Digitalisierung der Buchhaltung.

Wie sieht es mit dem Thema Datensicherheit aus? Früher wurde das Büro zu Feierabend abgeschlossen – aber Hacker kommen ja eher selten durch die Tür …

In der Tat. Üblicherweise lassen die Anbieter die Software zertifizieren, speichern die Daten auf deutschen Servern und sorgen so für Sicherheit. Beim verwendeten Dokumentenmanagementsystem ist wichtig, dass es revisionssicher ist, das heißt, dass im Nachhinein beispielsweise Rechnungen nicht mehr verändert werden können und die digitalen Dokumente einer Prüfung durch das Finanzamt standhalten.

Anzeige

Anzeige